Institutionen und viele Geschäfte bleiben geschlossen, immer mehr Firmen raten ihren Mitarbeiterinnen zum Homeoffice – sei es aus Schutz der Mitarbeiterinnen oder aus Rücksicht auf die Allgemeinheit.
Da wir Homeoffice bei farbenmeer schon lange selbst leben, teilen wir heute mit euch unsere Erfahrungen.
Voraussetzungen
Natürlich kann nicht jede von heute auf morgen Homeoffice machen. Diese Dinge benötigt ihr:
Laptop, Kamera, Audio
Internet
Wenn Homeoffice bei euch eine Lösung ist, die eure Arbeitgeberin sich langfristig vorstellen kann, dann solltet ihr auf etwas mehr Komfort achten. Vielleicht beteiligt sich eure Arbeitgeberin ja sogar finanziell daran?
Höhenverstellbarer Tisch
Monitor
Bürostuhl
Webcam (auf dem Monitor positioniert; so könnt ihr auf sprichwörtlich auf Augenhöhe miteinander kommunizieren)
Kommunikation als Schlüssel
Beim gemeinsamen Arbeiten an verschiedenen Orten, ist es besonders wichtig, auf einen gelungenen Informationsaustausch zu achten.
Bei uns ist das „Daily“ ein fester, täglicher Termin im Kalender. Dafür trifft sich das ganze Team jeden Tag zur selben Zeit in einem Google Meet und bespricht alles, bei dem es wichtige Entwicklungen gab – von internen Belangen bis zu Kundenprojekten. So wissen wir immer, wer wofür die Verantwortung trägt. Zudem machen wir Abhängigkeiten klar und stellen heraus, wer auf die Arbeitspakete einer anderen angewiesen ist. Am besten ist, wenn ihr beim Daily die Kamera an habt.
Damit auch Kolleginnen, die mal nicht am Daily teilnehmen können, immer up-to-date sind, verfassen wir einen täglichen Newsletter mit der Zusammenfassung. Diesen posten wir dann in unserem Slack -Channel „Newsletter“. Schriftlich, asynchron und sichtbar für alle Teammitglieder.
Organisation und Priorisierung der Informationen
Womit wir auch schon zu unserem nächsten Tool kommen, das uns das gemeinsame Arbeiten erleichtert: Slack.
Wir haben diverse Slack Channels, d.h. themenbezogene Chats. Diese reichen von „intern“ für alle bis hin zu projektbezogenen Channeln, in denen nur die Projektverantwortlichen sind. In diesen Channeln posten wir tagsüber, wenn es beendete Arbeitspakete oder andere relevante Entwicklungen gibt. Das stärkt den Austausch sowie die Motivation, wenn man den Fortschritt der anderen sehen kann.
Wichtige Informationen und Änderungen, die alle im Unternehmen betreffen, solltet ihr nicht in Slack teilen. Sendet lieber eine E-Mail an alle Kolleginnen und kommuniziert die Änderung noch einmal im Newsletter. Dann geht wirklich nichts unter.
Für Dokumente, an denen mehrere Kolleginnen parallel arbeiten, nutzen wir bei Textdokumenten Google Docs und für Tabellen Google Sheets .
Eine weitere Kunst bei der Organisation von Informationen ist das Bereitstellen von Dokumenten, wie z.B. Angeboten oder Verträgen. Diese sollten nicht nur in gedruckter Form abgelegt werden, sondern auch digital. Welche Tools euch dabei helfen, stellen wir euch im kommenden Blogbeitrag vor. Aus Erfahrung können wir nämlich sagen: Das ist gar nicht so leicht, wie man denkt. Aber das Thema bedarf besonderer Beachtung, da es die Grundlage für schnelles und effizientes Arbeiten ist.
Blocker und Meetings im Homeoffice
Meetings und kurze Gespräche im Homeoffice können schnell zum Zeiträuber werden und dich bei deiner konzentrierten Arbeit unterbrechen. Deswegen plane ich mir gerne Blocker, also Zeiten ein, in denen ich nicht gestört werden möchte, sondern konzentriert und fokussiert bleiben kann. Ich bin also nicht immer erreichbar. Das ist auch völlig in Ordnung, wichtig ist nur: Teile das mit deinen Kolleginnen. Kommuniziere klar, was du vorhast und warum du nur per Telefon erreichbar sein wirst und teile am kommenden Tag deine Arbeitsergebnisse. Dann kommt bei deinen Kolleginnen gar nicht erst die Idee auf, dass „Homeoffice“ bei dir ein Synonym für „Game-of-Thrones-Ansehen“ sein könnte.
Auch Meetings sind im Homeoffice eine ganz eigene Herausforderung. Schwupps, stellt die Kollegin einen Termin zu einem Thema ein, aber keine bereitet es richtig vor. Um das zu vermeiden gilt: Termine sollten immer mit einer klaren Agenda, dem Ziel des Termins sowie Informationen zur notwendigen Vorbereitung versehen werden. Gegebenenfalls hilft es, auch eine Moderatorin zu bestimmen, die den Termin leitet und zielgerichtet vorantreibt.
Beziehungen pflegen und Vertrauen aufbauen
Beim Arbeiten im home office verfalle ich stets leicht in einen Effizienz-Trott. Ich arbeite still vor mich hin und plötzlich merke ich: Mir fehlt eine Information. Ohne die, geht es nicht weiter. In solchen Situationen schreibe ich meine Kollegin an, ob wir kurz telefonieren können. Wer gerade nicht völlig im konzentrierten Arbeiten versunken ist, meldet sich dann. Nun tappe ich besonders gerne in die Falle, meine Information abzuholen und wieder Tschüss zu sagen. Ein paar mal geht das, aber eine gute Beziehung erhält man so sicher nicht aufrecht. Ergo: Am Anfang des Gespräches erkundigen, wie es dem Gegenüber geht und sich selbst klar machen, dass man soziale Kontakte auch remote pflegen sollte.
Leiden die sozialen Bindungen, leidet nämlich ganz schnell auch das Vertrauen innerhalb des Teams. Da remote zu arbeiten weniger Kontrolle für deine Teammitglieder und Vorgesetzten bedeutet, ist es deshalb unerlässlich, Vertrauen zu fördern und zu stärken.
Da wir bei farbenmeer eine sozialkontakt-suchende Herde sind, arbeiten die meisten von uns gerne auch mal im Büro. Alleine, um mit den Kolleginnen eine gemeinsame Mittagspause zu machen und zu erfahren, was bei ihnen – auch privat – gerade so los ist. Da das aufgrund von Corona aktuell verantwortungslos wäre, haben wir nun den 16 Uhr Kaffeetermin eingeführt. Zu diesem Anlass gibt es einen täglichen, 10-minütigen Kalendereintrag. Jede, die mag, wählt sich dann ins Google Meet ein und bringt ein Getränk mit. Dann trinken wir kurz einen Kaffee (oder was auch immer), besprechen Herausforderungen, Projekte oder auch einfach nur wie es der Katze geht.